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Die steigende Zahl von Bildschirmarbeitsplätzen und internetfähigen Mobilgeräten stellt Arbeitgeber vor die Aufgabe, die Nutzung betrieblicher und privat angeschaffter Kommunikationsmittel in ihrem Unternehmen zu regeln. Rechtanwalt Prof. Dr. Ulrich Tödtmann erläutert, worauf Arbeitgeber bei der IT-Nutzung in ihrem Unternehmen achten müssen.

Wann und wie darf der Arbeitnehmer das Internet privat nutzen?

Wenn der Arbeitgeber es nicht ausdrücklich erlaubt, hat der Arbeitnehmer keinen Anspruch darauf, die Unternehmens-IT privat zu nutzen! Denn der Arbeitgeber ist Eigentümer der IT und hat somit die Entscheidungsgewalt.

Gestattet er die private Nutzung, muss er konkrete zeitliche Vorgaben machen, z. B. 15 Minuten pro Arbeitstag. Unbestimmte Formulierungen wie „gelegentlich“ oder „geringfügig“ helfen hier nicht weiter.

Wann und wie darf der dienstliche E-Mail-Account privat genutzt werden?

Gestattet der Arbeitgeber seinen Mitarbeitern die private Nutzung ihres dienstlichen E-Mail-Accounts, wird er zum Anbieter von Telekommunikationsdienstleistungen – und unterliegt dann dem Fernmeldegeheimnis. Das heißt: Er macht sich strafbar, wenn er sich trotzdem die E-Mails seiner Arbeitnehmer ansieht (vgl. § 206 StGB). Für die Betriebsorganisation führt dies zu erheblichen Schwierigkeiten: Auch bei Krankheit oder Urlaub des Arbeitnehmers dürfen weder der Arbeitgeber noch der Vorgesetzte oder Kollegen die einlaufenden (dienstlichen) E-Mails bearbeiten. Daher empfiehlt es sich aus Arbeitgebersicht, die private Nutzung des dienstlichen E-Mail-Accounts ganz zu verbieten. Besser ist es, dem Arbeitnehmer zu gestatten, die Betriebs-IT zwar zu nutzen, ihn aber zu verpflichten, sich für private E-Mails einen gesonderten E-Mail-Account anzulegen.

Wo liegen die arbeitsrechtlichen Grenzen bei der Nutzung sozialer Netzwerke?

Ob der Arbeitgeber die Nutzung von Facebook, Xing oder anderen sozialen Netzwerken von seiner Betriebs-IT aus gestattet oder verbietet, bleibt ihm überlassen. Was der Arbeitnehmer in seiner Freizeit in sozialen Netzwerken von seiner privaten IT aus tut, ist grundsätzlich seine Privatsache – solange er keine Geschäftsgeheimnisse ausplaudert oder die Schweigepflicht über betriebliche Vorgänge missachtet. Verboten sind auch Beleidigungen von Vorgesetzten oder Kollegen etwa auf Facebook, denn auch hier gelten die allgemeinen Strafgesetze. Bevor ein Arbeitnehmer Fotos oder Videos im Zusammenhang mit der beruflichen Tätigkeit veröffentlicht, muss er sich die Genehmigung seines Arbeitgeber einholen.

Welche Kontrollpflichten und Kontrollrechte hat der Arbeitgeber?

Hier greift die sogenannte Compliance-Pflicht: Der Arbeitgeber muss dafür sorgen, dass sich seine Arbeitnehmer bei ihrer beruflichen Tätigkeit immer an Recht und Gesetz halten – und dies auch regelmäßig kontrollieren, z. B. ob das Verbot der Bestechung eingehalten wird oder das Verbot, Preisabsprachen mit Wettbewerbern zu treffen. Laut Rechtsprechung des Bundesgerichtshofs müssen diese Kontrollen stichprobenartig und unangekündigt erfolgen. Dazu darf der Arbeitgeber auch dienstliche E-Mail-Accounts überprüfen und so u. a. sicherstellen, dass seine Mitarbeiter nicht auf illegalen Seiten surfen. Um den Zugriff auf (kinder-)pornografische Seiten oder Seiten mit rechtsradikalen Inhalten von vornherein unmöglich zu machen, sollte der Arbeitgeber entsprechende technische Vorkehrungen treffen, indem er z. B. diese Seiten blockt.

Welche Vor- und Nachteile hat das Prinzip „Bring your own device (BYOD)“ für das Unternehmen?

Dem Arbeitnehmer zu gestatten, private Geräte wie z. B. Smartphones, Tablets oder auch den heimischen PC für dienstliche Zwecke einzusetzen, hat für den Arbeitgeber den Vorteil, dass er diese Geräte dem Arbeitnehmer nicht gesondert zur Verfügung stellen muss. Auf der anderen Seite entsteht die Gefahr, dass er sich dadurch Viren in sein betriebliches Netzwerk einschleppt. Außerdem sind die Software-Lizenzen bei Geräten, die für den privaten Gebrauch gekauft werden, oft nicht für eine berufliche Nutzung zugelassen. So läuft der Arbeitgeber Gefahr, wegen Urheberrechtsverletzungen verfolgt zu werden.